Neues Mitglieder-Verwaltungsprogramm „S-Verein“, ab Mitte 2019

Anfangs wurde die Mitgliederverwaltung über Zettel und Papiere gemacht. Ab 1995 Einsatz von „Verein 2000“, Mitgliederverwaltung per PC, durch Peter Kern, von Disketten.
Ab 2004 Einsatz von „SPG-Verein“, Software auf CD, einmalige relativ geringe Kosten (ca. 30 DM / bei Update ca. 30DM). Beide Programme von der Sparkasse gesponsort.

Ab ca. 2011 Abkündigung von SPG-Verein-Software, endgültig keine Unterstützung / Updates mehr ab 2019.

Die Suche auf dem Softwaremarkt nach Folge-Programmen gestaltet sich schwer, da unsere spezielle Vereinsstruktur nirgendwo problemlos passt. Und: Alle Programme kosten Geld, viel Geld!

Die Nachfolgesoftware, die von der Sparkasse angeboten wird, S-Verein, kann angeblich Daten direkt übernehmen. Mit einer kostenfreien Übungsversion kann experimentiert werden. Für dreißig Tage kann auch eine Original-Version getestet werden, die ggf. übernommen werden kann. Das Angebot habe ich wahrgenommen.

Es dauerte einige Zeit, bis sich in der Testversion Erfolge einstellten. Die Übungsversion und die Onlinehilfe mussten sehr oft zu Hilfe genommen werden. Es dauerte, bis die Daten aus dem alten Programm „kompatibel“ waren – lediglich die Anschriften funktionierten nach Bearbeitung und die Bankdaten, andere Daten mussten händisch langwierig konvertiert werden (Umlaute händisch ändern usw.). Man hätte es auch machen lassen können, für ein Salär von rd. 90€. Aber unsere eigene, über Jahre gewachsene Mitgliederverwaltungsstruktur war so nicht abbildbar und hätte trotzdem nachgearbeitet werden müssen.

Zur Mitgliederverwaltung gehören die mtl. Geburtstagsliste, die mtl. Etiketten für den Klartext sowie der jährliche Einzug der Mitgliederbeiträge – über Einzug oder bar und ggf. die entsprechenden Briefe. Jetzt sind die Daten aber (hoffentlich) komplett im System und es kann damit gearbeitet werden!

Das Programm ist nicht mehr kostenfrei, es kostet uns monatlich 13,90 €. Dafür sind die Daten nur in der „Wolke“ vorhanden, anders geht es nicht. Der Zugriff auf den Server ist ungewohnt langsam, auch mit einem schnellen Rechner.

Da andere, professionelle Programme deutlich teurer waren und (auch) nicht mehr konnten/besser konnten, wurde das Programm „S-Verein“ mit Zustimmung des Vorstandes gewählt.

Die prinzipiellen Möglichkeiten des Programms sind:

  • Mitglieder- und Adressverwaltung
  • variable Beitragsverwaltung
  • Statistik-Funktionen mit Listengenerator

  • Rechnungen, Storno inkl. Stornogebühr
  • Einfache Gegenbuchung im SEPA-Lastschriftassistent 
  • Spendenabwicklung inkl. -bescheinigungen
  • Reports wie LSB/BLSV/DOSB/DFB
  • umfangreiche Kommunikations-Funktionen
  • integrierte Organisations- und Aufgabenverwaltung mit Dateiablage
  • integrierte DATEV-Schnittstelle (Kos1, Kos2)

(kursiv: wird nicht genutzt; auch in der alten Version wurde nur ein kleiner Teil der Software genutzt)

Die meisten Funktionen werden nicht genutzt bzw. anders gelöst. Das Programm ist stark sportverein-lastig.

Leider fehlen manche Funktionen ganz im Programm oder haben sich deutlich verändert:

  • Die Etiketten-Funktion fehlt komplett – es wird auf EXCEL verwiesen, so dass händisch die Etiketten über Konvertierung aus S-Verein in Excel und Word zusammengestellt werden müssen
  • Zum Briefeschreiben ist eine Einfachversion von WORD implementiert; in der Vorgängerversion war ein komfortables DTP-Programm eingebunden
  • Der Zugriff auf Daten war immer möglich, da sie auf dem PC gespeichert waren. Jetzt ist ein Internetzugang Voraussetzung
  • In der alten Version gab es nur eine-Person-Benutzung, jetzt sind mehrere Nutzer mit Möglichkeit zur Rechtevergabe möglich
  • Der Zugriff und die Bearbeitung ist jetzt weltweit möglich
  • Datensicherung nicht mehr nötig, so aber Daten auch extern nicht mehr veränderbar
  • Feste Listen zur Auswahl sind sehr praktisch und immer abrufbar – im alten Programm waren die Möglichkeiten zur Auswahl umfangreicher.

Alles in Allem für mich keine Verbesserung, nur Zeitaufwand. Zurzeit lasse ich noch beide Programme nebeneinander laufen, um ggf. Fehler / Unterschiede herauszufinden.

Deshalb meine Bitte: wenn etwas falsch/unklar erscheint, bitte Information über mitgliederverwaltung@cvjm-reutlingen.dedirekt an mich!Euer

Joachim Lante

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